Compartilhar documentos é uma demanda comum do negócio. Porém, fazer isso com segurança é uma obrigação de todos, principalmente do time de TI. Procure estabelecer grupos e associar permissões a gupos em seu ambiente sharepoint, não permita que usuários alterem as permissões dos grupos e estabeleça rígido processo de governança. Observe também o nível de compartilhamento habilitado em seu tenat. Procure a ajuda de pessoal certificado e com experiencia em administração de ambiente Microsoft Cloud. Somente desta forma você estará seguro de que está fazendo a coisa da forma correta e entregando disponibilidade, acessibilidade com segurança.
Abaixo informações do fabricante que podem auxiliar na execução dessa atividade.